Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Журнал контроля исполнения документов образец заполнения

Активировать демодоступ. Журнал учета документов — реестр, облегчающий учет документов, имеющих разное предназначение и контроль над соблюдением сроков их обработки и исполнения. При составлении формы журнала учета документов, работодателю необходимо обратить внимание на состав обязательных реквизитов, установленных для того или иного типа регистрируемых документов. На что обратить внимание при разработке и заполнении журнала учета документов рассказывается в статье. Все деловые бумаги, составляющие документооборот компании, являются документами, то есть, имеют юридическую значимость. Составляются они с различными целями — информационными, распорядительными, инструктивными, заявительными и пр.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Контроль исполнения поручений в MS Excel

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим.

Контроль по существу — это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель учреждения или отдела или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило:. Если поручение создано на основании документа, оно содержит ссылку на документ-основание см.

Поручения выдают руководители всех уровней. Обычно это все поручения руководителя организации и его замов. Итак, на контроль обычно ставят выполнение поручений первого лица, занимается этим служба ДОУ или секретарь. При формировании поручений желательно придерживаться простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат.

Если задача была разделена между соисполнителями, то их отчеты об исполнении получает ответственный исполнитель. Именно он формирует итоговый единый отчет по поручению и направляет его автору. Как видите, срок исполнения поручения обычно устанавливается его автором. Если срок исполнения в поручении не указан , оно подлежит исполнению в срок до 1-го месяца с даты его подписания до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца.

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения несколько месяцев, полгода, год.

В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно. Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом.

Ответственные за контроль исполнения в небольшой фирме — секретарь ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т. Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков докладывает об этом руководителю.

В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через дня мы в своей организации делаем это за 4 календарных дня. И тогда сотрудник еще имеет время для своевременного решения вопроса.

Очень важна позиция проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить, может обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.

Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т. Если при получении документа либо в ходе его выполнения исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю автору такого поручения , который имеет право на перенос срока исполнения документа.

Если руководитель продлевает срок исполнения , секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную форму новый срок исполнения. Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее 1 дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.

Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями.

В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ.

При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю. Если право на проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений, отражающих ход его исполнения, как правило, осуществляется только одним ответственным работником: секретарем-референтом или специалистом ДОУ.

Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ или другого документированного подтверждения факта исполнения. В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками службой , отвечающими за контроль исполнения, или секретарем организации с заданной периодичностью еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.

Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий контролируемых документов. Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник подразделение и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности решению того или иного вопроса. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является стимулирующим фактором повышения дисциплины работников.

Теперь покажем, что можно автоматизировать при помощи стандартных возможностей MS Excel. Это основная таблица, в которой отображается информация по сроковому контролю выполнения поручений в нашей организации. Далее в отдельной ячейке заложите формулу, чтобы при открытии данного листа MS Excel над таблицей всегда высвечивалась текущая дата обозначена цифрой 1 на Рисунке 1. Потом она пригодится нам в повседневной работе с таблицей.

Сделать это можно двумя способами:. В данной таблице можно фильтровать строки то есть контролируемые поручения по различным критериям. Но для этого нужно включить фильтр:. Ячейки этой колонки заполнены текстом, поэтому программа предложила нам следующие вариации выбора:. Снять фильтр можно, выбрав одноименную команду, — обозначена цифрой 6.

Если вы фильтровали строки, задавая разные критерии выбора в нескольких колонках, то однократный выбор этой команды снимет фильтр только в той колонке, где вы выбрали такую команду, при этом остальные фильтры в других колонках останутся действующими — каждый из них нужно снимать индивидуально.

В тех колонках, в которых фильтр включен, кнопка вызова фильтра меняет свое изображение на кнопку включенного фильтра. Если колонка, по содержимому которой мы хотим отфильтровать строки таблицы, заполнена датами, то вместо текстового фильтра программа нам предложит другой — специальный для дат — обозначен цифрой 4: мы сможем выбрать не только конкретную дату, но и позже или ранее какой-то даты либо ограниченный период времени, вчерашний, сегодняшний или завтрашний день и т.

Числовой фильтр обозначен цифрой 5 специально заточен для работы с колонками, содержимое которых составляют числа в нашем случае это регистрационный номер документа. На Рисунках 4 и 5 наглядно показано, по каким критериям мы теперь можем фильтровать строки таблицы в MS Excel разных версий. Мы сможем фильтровать поручения по исполнителям, их авторам, срокам, данным контролируемого документа и любым другим сведениям, заведенным в электронную таблицу. Причем фильтровать можно будет одновременно по нескольким критериям, например:.

А теперь научим вас, как можно настроить программу так, чтобы при открытии файла автоматически получать информацию о том, какие поручения должны быть выполнены, к примеру, через 4 дня , чтобы заранее оповестить об этом исполнителей. Теперь настроим ее:. На Рисунке 8 показано, как выглядит готовая таблица с условным форматированием. Открыв эту таблицу, к примеру, Тогда при фильтрации по любому одному или нескольким критериям вы всегда быстро посчитаете количество отфильтрованных строк.

Один документ все его вопросы может передаваться на отработку одному человеку, тогда корректно говорить, что он является ответственным за исполнение целого документа. Но часто в одном документе изложены столь разноплановые вопросы, что исполнители по ним назначаются разные кто-то из бухгалтерии, кто-то из кадрового подразделения, кто-то из службы безопасности и т.

Вернуться назад. Написано много, но полезной информации получил не много. Ожидал более интересных решений задачи. Хотя написано все правильно. И понятно. Спасибо за статью. Для того, чтобы обеспечить реальное выполнение задач используются разные методы.

Регистрация Напомнить пароль. Все поля обязательны. Новый пользователь сайта Не заполнено обязательное поле ФИО. Не заполнено обязательное поле E-mail. Не заполнено обязательное поле Login. Не заполнено обязательное поле Пароль. Введенные пароли не совпадают.

Повторите пароль. Выберите, что Вам интересно: Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор. Введите логин или Email. Запрос пароля Не заполнено обязательное поле Логин или E-mail. Контрольная строка для смены пароля будет высланы вам по E-mail. Делопроизводство и архив Кадровая служба Юридический навигатор Бухгалтерия и налоги Арсенал индивидуального предпринимателя. Контроль исполнения поручений в MS Excel Рейтинг 4.

Правила работы Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим. Выделяют контроль по существу решения вопросов и контроль за сроками исполнения заданий. Контроль по существу Контроль по существу — это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Поручения должны быть четко и однозначно сформулированы: само поручение; срок исполнения; исполнитель возможно выполнение поручения несколькими лицами, тогда одно назначается ответственным исполнителем, а остальные считаются соисполнителями.

Пока поручение находится на исполнении, возможны следующие действия: автор может изменить срок исполнения поручения; автор может изменить ответственного исполнителя поручения; исполнителями создаются отчеты по результатам исполнения; автор имеет возможность возвращать поручение на доработку или утверждать результат исполнения.

Рисунок 1 ; напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений; информирование руководителей подразделений и организации о состоянии и ходе исполнения документов; внесение данных об исполнении документов; анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.

Сроки исполнения документов могут быть определены: законодательством например, для исполнения обращений граждан ; в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, срок обычно указан; в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту; на документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции; для решения периодически повторяющихся вопросов в организации должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов 2.

Контроль исполнения документов в организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Д ля начала напомним правила осуществления контроля исполнения поручений, к автоматизации которых в помощью стандартных возможностей MS Excel мы позже приступим. Контроль по существу — это оценка того, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Такой контроль осуществляет руководитель учреждения или отдела или специально уполномоченное лицо.

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь.

Активировать демодоступ. Требования к организации контроля исполнения документов в нормативных актах Российской Федерации. Современные проблемы контроля. Какие документы необходимо контролировать? Сроки исполнения документов.

Регистрация исходящих документов

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования. Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства — общий отдел, канцелярия, управление делами и др. Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Журнал учета документов

О существующих в делопроизводстве правилах регистрации входящих документов уже рассмотрено ранее. Для полноты понимания вопроса стоит вернуться и прочитать, если вы начали знакомство с темой именно с этой статьи. Так же вам может оказаться полезной информация о регистрации и согласовании приказов по основной деятельности. Что касается входящих документов, то на сегодняшний день их допускается регистрировать в журнальной форме и на карточках на бумажных носителях или в электронном виде в СЭД.

Контроль за исполнением документов и поручений — одна из важнейших функций управления.

Контроль — тема давно и широко обсуждаемая. Однако, настраивая этот тончайший механизм, не всегда правильно расставляют акценты, а в результате получают либо крайне упрощенный вариант, либо растягивают процесс до бесконечности. Безусловно, неправильно забывать о том, что приоритетом в процессе осуществления любого контроля является производственная составляющая, однако нельзя полностью исключать и морально-этическую сторону этого вопроса. Конечно, с точки зрения бизнеса, морально-этическая сторона этого вопроса не должна превалировать над профессиональной.

Контроль исполнения – традиционный уклад и инновационный подход

Давайте рассмотрим сложившиеся правила регистрации исходящих документов. Их необходимо знать, чтобы правильно внести основные сведения в журнал регистрации исходящих документов, приказов и др. Подписанные руководителем документы регистрируют в службе делопроизводства, в небольших фирмах — секретарем. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания.

.

Журнал регистрации входящих документов

.

Контроль за состоянием делопроизводства в организациях Бланк документа– стандартный лист бумаги с воспроизведенными на Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно . Документы, требующие контроля исполнения, передаются в контрольную службу для заполнения РКК.

.

Как организовать ведение делопроизводства с нуля

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: ДЕЗликбез. Как заполнять журнал контроля работы стерилизатора
Комментариев: 3
  1. Ипат

    Юлюкаев сел не за взятку. Он сел потому что не представлял интересам конкретных интересантов.

  2. Мариан

    Cосать им а не 30%!

  3. beideran

    Здравствуйте. Занимаюсь профессионально ремонтом. Соблюдаю все законы и ограничения. Но все равно постоянно конфликты: у кого то ребенок ближе к вечеру спит; кто то работает по ночам. Ладно, это все улаживаемо и т.д. хотя есть дебилы, которые без разговоров и тому подобному двери царапали (200т.р. , на стенах писали, и т.д. такой вопрос интересен! На счёт строительного мусора. В постановлении от Госстроя 27 сентября 2003 номер. 3.7.15. и т.д. и т.п. если площадка для выноса мусора есть контейнер, пухто, огороженная и т.д. предназначенная для вывоза мусора в т.ч . строительного , можно ли туда выкидывать стоительный мусор? Я часто с разными управляющими компаниями сталкиваюсь. У многих есть условия для этого, и идут на встречу мол выкидывайте,мы только за . Кто то при том что есть контейнер все равно требуют самостоятельный вывоз. А ещё кто разрешает выкидывать крупную мебель, но не разрешает выкидывать строительный мусор в небольшом количестве. Все ссылаются на какие-то внутренние правила и собственные ограничения. Я понимаю все, но если сосед выкинул два дивана, три шкафа и ещё много чего, и все не влезло в контейнере ему за это ни чего не присуждают. Я выкладываю три мешка строительного боя меня просят оплатить весь контейнер из-за того , что мусор строительный. Как бороться с этим? Сколько и куда выкидывать можно, что бы до обсурда не доходило на три мешка вызываем газель за 6000руб ? Будь у меня дома конфликты все бы проще. Но заказчики не хотят связываться с управляющей. Как строителю свои права на такой простой вопрос, как выброс мусора, отстоять? P.s. с телефона без грамматики

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.