Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Как правильно вести договора в организации

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров. Это обусловлено рядом причин. Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Это стало нормой делового общения.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Документооборот договоров: мастер-класс

В очередной статье, посвященной особенностям работы с договорами, мы расскажем об основных правилах их согласования, регистрации и хранения. Существует два подхода к работе с договорами в организации: централизованный и децентрализованный. Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами.

Задача исполнителя — доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты. Децентрализованный подход предполагает, что каждый исполнитель ведет свои договоры самостоятельно. Но даже если в компании практикуется децентрализованный подход, хранить все оригинальные экземпляры договоров нужно в одном месте: у секретаря, юриста, в канцелярии и т.

Понятно, что большинство организаций начинают с децентрализованного подхода: было бы странно тратить ресурсы на договорной отдел, если вся организация состоит из директора, бухгалтера и команды продавцов. Однако с ростом компании и объемов заключаемых договоров следует постепенно приближаться к централизованной системе работы.

Начальным и обязательным этапом работы над готовым проектом договора или офертой является согласование. Генеральный директор, подписывая договор, должен быть уверен, что заключает соглашение с добросовестным контрагентом, что сумма договора и налог на нее рассчитаны правильно, а сам договор не содержит таких условий, которые в будущем обернутся неприятностями для его бизнеса.

Поскольку лично проверить каждый документ руководитель не в состоянии, договор должен пройти процедуру согласования. Круг согласующих лиц организация назначает самостоятельно, и он может меняться в зависимости от вида договора. Однако любой договор обязательно рассматривают главный бухгалтер, финансовый директор финансовый аспект и юрист правовая экспертиза. Если в компании есть служба безопасности, в ее задачи входит проверка репутации контрагента.

Если компания использует систему электронного документооборота СЭД , согласование проводится в соответствии с правилами этой системы. Лучше, если это будет параллельное согласование, то есть договор отправится одновременно всем согласующим лицам. В отсутствие СЭД ее может заменить почтовый клиент с функцией голосования например, MS Outlook или программный продукт, разработанный специально для этих целей.

Так или иначе, принципиальный момент электронного согласования состоит в том, что электронная копия договора попадает на согласование одновременно ко всем специалистам, а оригинальный экземпляр документа все это время находится у исполнителя. Последнему останется только сформировать и распечатать лист согласования, приложить его к договору и передать на подпись. В случае если в организации не внедрена СЭД, исполнитель лично передает договор каждому из согласующих лиц и следит за тем, чтобы они поставили подписи в листе согласования Пример 1.

Можно разработать отдельный лист согласования для каждого вида договоров с перечнем лиц, которые согласовывают эти договоры. Второй вариант — разработка универсального листа согласования с перечнем всех согласующих лиц на предприятии. При согласовании конкретного договора исполнитель будет выбирать из этого перечня нужных лиц и передавать договор только им.

Срок, в который должностное лицо должно произвести согласование, прописывается в регламенте по договорной работе. На практике далеко не всегда участники договора полностью принимают условия соглашения, предложенные другой стороной.

Например, должностное лицо просто не согласует оферту. Как быть в этом случае и все-таки довести договор до подписания? В данной ситуации готовится особый документ — протокол разногласий. Обратите внимание, что к проектам договора это не относится: в организации, которая является автором соглашения, исполнитель вносит необходимые изменения в документ. Протокол разногласий оформляется для оферт, то есть для договоров, присланных в организацию для подписания контрагентом.

Протокол разногласий к договору, подписанный сторонами. Срок выполнения работ по ремонту помещений Заказчика составляет 2 месяца со дня заключения настоящего Договора. Право подписания договора должностным лицом например, генеральным директором может содержаться в учредительных документах предприятия или передаваться по доверенности. В последнем случае второй стороне договора нужно очень внимательно отнестись к изучению доверенности: дает ли она право подписания договоров именно этого вида и именно на эту сумму, не просрочена ли она и т.

Звенигорода, адрес места проживания: ул. Бабаевская, д. Москва, , далее именуемого Доверенное лицо,. Настоящая Доверенность действительна по 31 декабря г. Полномочия по настоящей Доверенности не могут быть переданы другим лицам. За каждой подписью следует ее расшифровка, после чего подпись должностного лица заверяется печатью. Мерой обеспечения безопасности договора является написание расшифровки подписи от руки. Многостраничные договоры часто дополнительно защищают, проставляя подпись без расшифровки и печать на каждом листе Пример 4.

Законодательством не предусмотрено требование заверять подписи в договоре печатью, это относится, скорее, к обычаям делового оборота. Настоящий Договор составлен в двух экземплярах по одному для каждой из Сторон, собственноручно подписан и скреплен печатями Сторон. Если договор не содержит специальных условий на эту тему, то можно воспользоваться дополнительными печатями, предназначенными именно для договоров. Небольшая сложность состоит в том, что зарегистрировать договор должна каждая из сторон, а значит, один документ получит два совершенно разных номера.

Рассмотрим несколько ситуаций. В этом случае Компания регистрирует оферту и проставляет номер:. Во втором — в журналах регистрации обеих сторон договор будет числиться под номером, указанным в преамбуле, а номер из штампа останется внутренним индексом той организации, которая его присвоила. Отметим, что второй такой метод регистрации договоров менее распространен. Состав регистрационного индекса, или номера, договора каждая организация устанавливает сама.

Самый простой способ — валовая нумерация — подходит только тем компаниям, которые заключают однотипные договоры или в организации их пока небольшое их количество. Чем больше соглашений, тем разнообразнее регистрационные индексы. В них может входить, например, буквенное обозначение вида договора КП — купля-продажа, П — поставка, А — аренда, С — страхование и т.

Некоторые виды договоров подлежат государственной регистрации, например: договор аренды, договор об ипотеке и др. Считается пролонгированным на тот же срок, если не позднее чем за 1 месяц ни одна из сторон не заявит о прекращении договора. Согласно п. Таким образом, датой заключения договора будет считаться день получения стороной, готовившей договор, экземпляра, подписанного другой стороной. Документально зафиксировать эту дату можно следующими способами:.

На вернувшемся в организацию простом уведомлении будет стоять подпись работника контрагента, получившего письмо, и дата получения. Если по какой-либо причине уведомление не вернется что редко, но бывает , можно направить запрос на почту. В ответе на запрос будет указана дата получения письма адресатом.

Отправлять договор контрагенту нужно с сопроводительным письмом. Это дополнительная гарантия того, что документ попадет к адресату: факт принятия письма с приложенным к нему экземпляром автоматически будет означать получение договора. Текст сопроводительного письма к договору может быть следующим:. Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью экземпляр договора поставки оборудования от 27 марта г.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Хранение договоров должно быть централизованным. При этом далеко не всегда работники передают дела своим преемникам.

Как быть, если через несколько лет понадобится оригинал договора, который, согласно отметкам в журнале, хранится у давно уволившегося работника? Выход здесь только один: хранить оригинальные экземпляры договоров в одном отделе.

Логично, что это будет тот же отдел, который отвечает за регистрацию и согласование договоров. При децентрализованной системе работы нужно обязать исполнителей передавать договоры на оперативное хранение в юридический отдел, службу ДОУ или секретарю. По истечении положенного времени документы в общем порядке будут переданы на хранение в архив организации.

Поэтому важной частью процесса регистрации договора должно стать его сканирование. Скан-копии договоров могут храниться в том же подразделении, что и оригиналы, и высылаться работникам организации по запросу. При более строгой системе обеспечения безопасности для предоставления копии договора может понадобиться основание — служебная записка с резолюцией руководителя подразделения, ответственного за хранение.

Выдача заверенных копий или оригинальных экземпляров договора производится по письменному запросу и фиксируется в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров Пример 6. Поскольку ключевую роль в журнале играют собственноручные подписи сотрудников, он ведется в бумажном виде. Журнал выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров. Оперативное хранение договоров осуществляется на основании номенклатуры дел организации.

Срок оперативного хранения устанавливается в локальных нормативных актах, регламентирующих хранение документов компании, и может составлять, например, три года со дня истечения срока договора. Через три года будет проведена экспертиза ценности, после чего договоры будут сформированы в дела и переданы в архив.

Делопроизводство по договорам является, как правило, лишь частью системы договорной работы организации, которая регламентируется довольно объемными локальными нормативными актами, например: Положением о договорной работе, Порядком подготовки, контроля исполнения и хранения договоров гражданско-правового характера и т.

Подобные регламенты разрабатываются юридической службой организации и утверждаются генеральным директором, а секретарь руководствуется лишь той их частью, которая регламентирует его участие в договорной работе.

Приведем фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров и не использующей СЭД, с централизованным подходом к работе с договорами Пример 7. Фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров. Все поля в листе согласования обязательны для заполнения.

Допускается оформлять замечания на отдельном листе. Свободные поля в листе согласования предусмотрены для дополнительного согласования. Оферты и проекты договоров в обязательном порядке проходят процедуру согласования с должностными лицами Организации согласно следующей очередности:.

Главный бухгалтер — для проверки на предмет наличия всех необходимых условий для осуществления налогового и бухгалтерского учета, правильности исчисления НДС.

Финансовый директор — для проверки соответствия договорных обязательств статьям бюджета Организации, соблюдения сроков оплаты, проверки целесообразности и правомерности применения различных коэффициентов и прочих показателей, оказывающих влияние на уровень договорной цены, проверки уровня цен на товары работы, услуги , составляющие предмет договора, рыночным ценам, а также соответствия банковских реквизитов.

Начальник отдела закупок — для проверки необходимости в закупаемых товарах работах, услугах для осуществления производственной деятельности. Перечень лиц для дополнительного согласования не является исчерпывающим и в зависимости от вида договора может быть дополнен руководством Организации, руководителем ответственного структурного подразделения, исполнителем, начальником юридического управления.

В случае отсутствия лиц, указанных в п. Если в процессе согласования между должностными лицами, указанными в п. При наличии замечаний исполнитель вносит необходимые изменения в текст проекта договора или обращается в юридическое управление для подготовки протокола разногласий к оферте. Работник юридического управления готовит протокол разногласий к оферте по количеству сторон договора и один дополнительный экземпляр для контроля.

Как правильно вести договора в организации

В очередной статье, посвященной особенностям работы с договорами, мы расскажем об основных правилах их согласования, регистрации и хранения. Существует два подхода к работе с договорами в организации: централизованный и децентрализованный. Централизованный подход подразумевает наличие в организации специального структурного подразделения или рабочей группы, которая занимается договорами. Задача исполнителя — доставить проект договора или оферту в этот отдел, а согласованием, учетом и хранением будут заниматься специалисты.

Широкий спектр IT-решений для юристов на платформах 1C и Битрикс Клиенты и отзывы Контактная информация Новости и статьи. Комплексная автоматизация.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте. Также советы юриста будут незаменимым помощником и путеводителем по законодательной базе. Какие вопросы к юристам по административному праву? Административное право — это очень важная отрасль, которая, по сути, разбирает юридические отношения между обычными гражданами и чиновниками различных инстанций.

Как вести реестр договоров в организации

Как правильно вести учет договоров и дополнительных соглашений к ним? Особенно, если договор одного года, а дополнительные соглашения к нему - за последующие годы. Каковы правила сдачи данных документов в архив? Если вы ведете учет договоров вручную, то единственный способ учета — это ведение двух регистрационно-учетных форм двух журналов или двух картотек : одной — для учета регистрации договоров, другой — для дополнительных соглашений к договорам. Эксперт делится важной информацией о авансовом отчете в материале по ссылке. Гораздо удобнее вести учет регистрацию договоров и дополнительных соглашений к ним в автоматизированном режиме. Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

Регистрация, упорядочение, обеспечение быстрого доступа, сохранность подлинных экземпляров договоров — основные задачи делопроизводителя. С чего начать? Законодательство не содержит жестких требований к порядку учета, хранения и систематизации договорных документов в коммерческих организациях. Разумеется, если штат компании состоит из нескольких человек, а количество заключаемых соглашений небольшое, то необходимости в создании системы их учета и регистрации нет. Достаточно хранить их в отдельной папке в хронологическом порядке.

Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании. Реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением.

Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач — создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Занятие № 5. Составление договоров

.

.

Срок действия договора Вести документооборот. в архив не попадут, они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении срока.

.

.

.

.

.

.

.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Лекция "Составляем договоры правильно: риски и нюансы"
Комментариев: 5
  1. Наталья

    Благодарю, слушаю. Постоянно!

  2. Лада

    Да вот этот гандон подполковник своих подчинённых и учит себя везти так как вы говорите! 10000000 %

  3. Дарья

    Здравствуйте. Интересует, возможно ли взыскать алименты с бывшего мужа, который официально работет в Польше?

  4. unesanru

    Ты прав . Твои слова тоже на заборе .

  5. terpogrrar71

    Нужна ли не зависимая экспертиза ? как выплачивают страховку ,если водитель был пьян и сбежал с места происшествия ,а машина оформлена на другого человека.

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.