Получите бесплатную консультацию прямо сейчас:
+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Архивация документов основные принципы

Дмитрий Станкевич. Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения и уничтожения первичной документации субъектов хозяйствования, являются:. Также ведение документооборота на каждом отдельном предприятии должно регламентироваться инструкцией по делопроизводству, регламентами работы с документами, положениями о структурных подразделениях предприятия и должностными инструкциями. Кто отвечает за организацию хранения документов на предприятии? Ответственным за сохранность документов является собственник предприятия или уполномоченное им лицо, то есть руководитель предприятия ч.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Хранение первичных документов

Даже если об архиве как о структурном подразделении директор и слышать не желает, то это не означает, что в компании его нет. Архив есть, но пока имеет форму рассеянного по шкафам и кабинетам склада макулатуры с полным отсутствием какого-либо единого порядка и системы.

В этой статье мы расскажем о том, как организовать хранение документов в организации, в которой архива как такового еще нет, а документы, которым необходимо обеспечить должные условия сохранности, уже есть, и более того, появляются каждый день. Ведь, согласитесь, гораздо легче начать формировать архив, когда организация невелика и бумаг, сохранность которых предстоит обеспечить, не так много.

Если взяться за эту работу через пару лет, когда объемы документооборота начнут исчисляться десятками тысяч единиц, сформировать архив будет намного сложнее. Рекомендуем секретарю изучить эти довольно похожие документы. В них описаны основные принципы хранения деловых бумаг в компании, требования к хранению, приведено множество форм документов, обеспечивающих процесс хранения, во главе с номенклатурой дел организации. В соответствии со ст. Практика использования этой статьи довольно обширна, о чем имеет смысл сообщить руководителю, который отказывается выделять ресурсы на хранение документов компании.

В первую очередь нужно разобраться с составом документов, которые в данный момент находятся в организации. Все они делятся на две группы:. Работа будет идти сразу в двух направлениях. Документы из первой группы нужно просмотреть, разобрать по видам и определить состав дел. Документы второй группы сразу по завершении делопроизводством тоже нужно будет распределить по делам. Действовать нужно последовательно, по очереди обращаясь к каждому отделу организации. Здесь на помощь секретарю должны прийти работники этих отделов.

Только они — люди, знающие свои рабочие процессы изнутри, — могут корректно сформулировать заголовки дел и состав документов в них. Получившийся в результате этой работы перечень дел каждого структурного подразделения ляжет в основу номенклатуры дел организации. Каждый документ имеет свой срок хранения, который определяет не организация — автор документа, а государство. Уничтожение документа раньше того, как истечет срок его хранения, не допускается.

На сегодняшний день действуют три нормативных акта, регламентирующих сроки хранения документов, что называется, в массовом порядке. Перечислим эти нормативные акты:. Акционерным обществам следует руководствоваться также Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ России от Кроме вышеуказанных типовых перечней, срок хранения тех или иных документов может быть указан в отраслевых нормативных актах.

Поэтому следует быть очень внимательным при определении сроков и обязательно прибегать к помощи руководителей и работников тех подразделений, к которым относятся документы. Срок хранения документов исчисляется с первого января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Получается, что уничтожить этот документ можно только после На этапе определения сроков обычно обнаруживается, что при организации системы хранения документов каждое действие тянет за собой другое.

Если мы задаемся вопросом, сколько лет хранится тот или иной документ, то сразу же возникает необходимость где-то это записать — нельзя же держать все эти цифры в голове. Перечень, в котором указаны все документы организации, в т. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме [1].

Другими словами, все полученные в результате анализа документов заголовки дел сводятся в единый список, и для них устанавливаются сроки хранения. Форма номенклатуры дел приведена в Приложении 7 к п. Обратите внимание: название раздела в номенклатуре дел — наименование структурного подразделения. Индекс дела состоит из двух частей. Первая — порядковый номер структурного подразделения, вторая — порядковый номер дела внутри структурного подразделения. Приведем пример.

Допустим, в организации отдел рекламы получил порядковый номер Фрагмент номенклатуры дел приведен ниже. В ней указывается количество единиц хранения каждого дела, которое скопилось на предприятии за год. Номенклатуру дел утверждает и вводит в действие с нового рабочего года руководитель организации. Но не нужно ждать января, чтобы попробовать формировать документы компании по номенклатуре, потому что первая в истории организации номенклатура дел может появиться и в середине года.

Документы распределяются по делам сразу после того, как закончены делопроизводством. Нельзя копить их целый год, а потом посвятить несколько недель подшиванию в папки. Как только документ исполнен и снят с контроля, его нужно поместить в дело. Коллег нужно постепенно приучать к тому, что документами компании заведует секретарь. Если в подразделении появляется новое дело, то об этом надо сообщить секретарю, который внесет дело в номенклатуру и совместно с компетентным работником установит для него срок хранения.

Так в молодой организации формируется система централизованного делопроизводства. Кадровые документы. Если секретарь дополнительно занимается в компании и кадровым делопроизводством, то хранению этого пласта корпоративной документации следует уделять особое внимание по следующим причинам:. Бухгалтерские документы. Поскольку главный бухгалтер несет личную ответственность за сохранность своих документов, то на ранних этапах развития организации он занимается этим сам.

Пожалуй, бухгалтерия — единственный отдел, за порядок в документации которого можно быть относительно спокойным. Постепенно архив бухгалтера выходит за пределы индивидуального сейфа, и возникает вопрос о включении бумаг бухгалтерской и налоговой отчетности в общий массив документов компании для хранения и последующего уничтожения.

Документы бухгалтерии тоже включаются в номенклатуру. Что касается режима хранения, то, в отличие от кадровых документов, особых указаний на этот счет законодательство не содержит.

Впрочем, если спросить мнение бухгалтеров, то практически каждый из них скажет, что эти дела тоже лучше держать в отдельном помещении. Еще один особенный вид документов организации — электронные. Речь идет о тех документах, жизненный цикл которых совершается в электронном виде.

Хрестоматийный пример — журналы регистрации, которые секретарь ведет в MS Excel. Когда придет пора отправлять журнал на хранение, не нужно его распечатывать: это электронный документ, и храниться он должен тоже в электронном виде.

Единственное, чем можно руководствоваться, — проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, разработанный ВНИИДАД еще в г. Электронные документы вносятся в номенклатуру дел наряду с бумажными и хранятся в течение установленных перечнями сроков.

В первые месяцы работы системы хранения документов секретарю будет не до уничтожения, а если организация молодая, то до этого и вовсе нужно подождать несколько лет.

Если все же обнаружатся документы, срок хранения которых истек, то процесс уничтожения организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

Главное, что следует помнить: уничтожение документов — централизованный процесс, в котором задействованы многие работники компании, включая ее руководителя. Порвать документ и выбросить его в мусорную корзину — это не уничтожение. Так делать нельзя.

Кожанова, специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству. Издание Подписаться на журнал Форум для секретарей Авторам Рекламодателям. Существует два главных документа по работе архива в компании: Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от Документ носит нормативный обязательный характер. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от Документ носит методический необязательный характер.

Ответственность за ненадлежащее хранение документов В соответствии со ст. Обратите внимание Срок хранения документов исчисляется с первого января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Наш словарик Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме [1]. Организация системы хранения документов компании начинается с анализа состава документов.

Список дел организации, для которых определены сроки хранения в соответствии со специальными перечнями, выстроенный по специальной форме, образует номенклатуру дел организации. Системам кадровой и бухгалтерской документации, а также электронным документам уделяется особое внимание.

Уничтожение документов — организованный, централизованный процесс, требующий системного подхода. Просто избавиться от документа нельзя. Узнать больше: План работы архива на год Первые шаги на новом рабочем месте: архив с нуля. Все проекты издательства. Подпишитесь на нашу рассылку Рассылка о новых материалах в блоге и новых номерах журналов. Отправляется в среднем 1 письмо в 2 недели. Как правильно указать дату при регистрации документа?

Можно ли принять заявление, написанное в свободной форме? Минфин разъяснил, кого и как могут наказать за отказ или неявку на допрос в ИФНС в качестве свидетеля.

Хранение документов в архиве предприятия

В архивах организаций документы хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:. В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный муниципальный архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России.

Особенности хранения архивных документов в организации обусловлены задачами ограничения несанкционированного доступа к документам, содержащим персональные данные работников, и эффективного поиска нужной информации. В системе хранения архивных документов можно выделить два вида, стадии: текущее и последующее хранение.

Оперативное хранение документов включает в себя размещение и использование всевозможных бумаг, начиная с момента их заведения и заканчивая архивированием. Согласно перечням типовых документов, у каждого из них имеется определенный срок хранения. Это означает, что размещение оперативного типа решает также задачи мониторинга сроков содержания и уничтожения просроченных документов. Быстрый доступ.

Архив документов

Календарь бухгалтера Проверка контрагента Трудовой кодекс Налоговый кодекс. Автор PPT. Хранение документов: правила, сроки и способы. В любой организации ведется сразу множество важных бухгалтерских, кадровых и правоустанавливающих документов. И все эти бумаги нужно определенным образом хранить. Помимо того, что документы имеют разную степень важности, у каждого из них есть свой срок хранения. Если организация будет соблюдать все соответствующие правила и сроки, то сможет избежать многих проблем.

1.3. Основные принципы хранения архивных документом на бумажной основе

Данные правила распространяются не только на органы государственной власти и местного самоуправления, но и на предприятия, учреждения и организации. В соответствии с п. Руководство предприятия обеспечивает архив необходимым помещением, оборудованием и кадрами. Архив может создаваться как самостоятельное структурное подразделение либо входить в состав службы делопроизводства. На предприятиях с небольшой численностью работающих ответственность за работу с архивными документами возлагается на одного из работников службы делопроизводства п.

Отправьте статью сегодня!

Скачать Приложение к Основным правилам работы архивов организаций в формате. Скачать Приложение к Основным правилам работы архивов организаций в заархивированном файле формата. Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами.

Этапы создания архива в организации

Кроме того, этот нормативно-правовой акт применяют при формировании дел, подготовке различных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и ведомственных отраслевых перечней документов с указанием сроков их хранения, а также в работе комиссий по проведению экспертизы ценности документов. Интересно, что его положения могут но не обязаны! Это следует из абзаца второго п.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Организация и хранение документов дома📗🧾🗂 Как навести порядок в домашних бумагах.

Даже если об архиве как о структурном подразделении директор и слышать не желает, то это не означает, что в компании его нет. Архив есть, но пока имеет форму рассеянного по шкафам и кабинетам склада макулатуры с полным отсутствием какого-либо единого порядка и системы. В этой статье мы расскажем о том, как организовать хранение документов в организации, в которой архива как такового еще нет, а документы, которым необходимо обеспечить должные условия сохранности, уже есть, и более того, появляются каждый день. Ведь, согласитесь, гораздо легче начать формировать архив, когда организация невелика и бумаг, сохранность которых предстоит обеспечить, не так много. Если взяться за эту работу через пару лет, когда объемы документооборота начнут исчисляться десятками тысяч единиц, сформировать архив будет намного сложнее. Рекомендуем секретарю изучить эти довольно похожие документы.

Сроки хранения документов

.

Экспертиза ценности документов проводится на основе: .. наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок.

.

.

.

.

.

.

.

Комментариев: 2
  1. Константин

    Спасибо Тарас за достойную информацию.

  2. Януарий

    ВОПРОСС: Здравствуйте ,научите КАК ПОЛУЧИТЬ НАЛОГОВУЮ СКИДКУ НА ОБРАЗОВАНИЕ ОТ ГОСУДАРСТВА?

Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

© 2018-2020 Юридическая консультация.